ICT-Outsourcing: erfolgreich in 5 Schritten
Immer mehr Unternehmen denken über ICT-Outsourcing nach. Digitalisierung, Verbreitung von Cloud Technologie sind nur einige Gründe. Projekterfolg beim Outsourcing kann mit nur fünf wichtigen Schritten gewährleistet werden.
Das immer schneller drehende Innovationsrad in der Informationstechnologie und die Verbreitung von Cloudlösungen machen das ICT-Outsourcing zu einer prüfenswerten Option für viele Firmen. ICT-Outsourcing wird nicht nur von grossen Unternehmen gerne in Anspruch genommen, sondern geniesst auch bei KMU’s wachsende Popularität. Dabei handelt es sich letztendlich um die Ausgliederung IT-bezogene Geschäftsprozesse, Anwendungen und Lösungen der IT-Infrastruktur an externe Dienstleister.
ICT-Outsourcing – mit fünf Schritten zum Erfolg
Die Gründe für den Einsatz von ICT-Outsourcing und dessen Vorteile sind viele:
- Kostenreduzierung durch professionelle, effizientere externe Leistungserbringung
- Interne Ressourcen, wie Zeit, internes IT-Personal, Budget sollen entlastet und für andere Projekte freigeschaltet werden
- Es steht nicht genügend internes IT-Wissen zur Verfügung
- Gezielte IT-Beratung soll Schwachstellen aufdecken, die Unternehmen vorher nicht bewusst waren
- Neueste Software-Updates und Hardware stehen laufend zur Verfügung
- Steigenden rechtlichen Anforderungen erfordern das Wissen von Experten
Trotz der vielen Gründen und Vorteilen stellt sich die Frage wie man sicherstellen kann, dass bei einem so umfangreichen Projekt wie ICT-Outsourcing ein erfolgreicher Projektabschluss gewährleistet wird. Mit den folgenden fünf Schritten soll illustriert werden wie man und sicher ans Ziel kommt und die richtige, zum eigenen Unternehmen passende Lösung findet.
1. Ausgangslage für das ICT-Outsourcing genauestens untersuchen
Bei vielen Projekten wird oftmals der Fehler begangen sofort mit der Auswahl und Implementierung von Lösungen zu starten, ohne dabei hinreichend die aktuelle Sachlage zu untersuchen. Beim ICT-Outsourcing sollte man mit der tiefgehenden Evaluierung des „Current Mode of Operation (CMO)“ bzw. des Status Quo beginnen, um sicherzustellen, dass die wahren Bedürfnisse des Unternehmen hinreichend erkannt werden. Ferner ist es wichtig in die Tiefe zu gehen, um Schwachstellen in der ICT-Infrastruktur aufzudecken, die auf den ersten Blick nicht offensichtlich sind. Man sollte sich für diesen ersten Schritt genügend Zeit nehmen, da die Qualität der Evaluierung der Ausgangslage massgebend den gesamten Erfolg des Projektes bestimmen wird.
2. Definition der Strategie und Ziele
Kennt man im Detail die aktuelle Ausgangslage, Schwachstellen und Bedürfnisse ist im nächsten Schritt eine klare Strategie für die Projektumsetzung und den „Future Mode of Operation (FMO)“ festzulegen. Dabei ist es besonders wichtig, dass man sich konkrete Ziele setzt. Nur mit einer klar definierten Strategien und Zielen ist es möglich strukturiert Schritt für Schritt alle Projektphasen erfolgreich umzusetzen. Ferner ist dieser Schritt auch wichtig um nach Abschluss aller Projektphasen feststellen zu können, inwiefern die Implementierung auch tatsächlich planmässig erfolgt ist.
3. Kompatibilität der Komponenten
ICT-Outsourcing geht üblicherweise Hand in Hand mit dem Einsatz neuer, moderner ICT-Komponenten. Da nicht alles was neu und modern ist auch für jedes Unternehmen Sinn macht, sollte man sich in diesem Schritt genauestens überlegen welche neue Software oder Hardware auch tatsächlich zum Einsatz kommen soll. Ganz wichtig hierbei ist eine Abwägung welche bestehenden Systeme weiterhin betrieben werden müssen oder sollen (Legacy Systeme). Auf der technischen Ebene soll den möglichen Anbietern hierbei genügend Freiraum für neue Lösungen eingeräumt werden.
4. Implementierung und Transition
Ein essentieller und wichtiger Schritt für das erfolgreiche ICT-Outsourcing ist die richtige Umsetzung der Implementierungsphase und Transition vom CMO zum FMO. Was vielen Unternehmen während der Implementierungsphase der neuen IT-Strukturen besonders wichtig ist, sind die niedrigen Ausfallzeiten bestehender Komponenten, wie zum Beispiel Kommunikation. Es bietet sich an ICT-Outsourcing in verschiedenen Projektphasen umzusetzen um sicherzustellen, dass nicht alle Bereiche der IT-Infrastruktur gleichzeitig belastet oder angegangen werden. Ferner ist während der Transition unbedingt sicherzustellen, dass Unternehmen in einem engen Dialog mit ihren IT-Beratern stehen, um aufkommende Fragen oder Probleme umgehend aufklären zu können. So können zeitnahe Änderungen vorgenommen werden, die sich aufgrund der ersten Testläufe als notwendig erwiesen haben.
5. Der richtige Vertragspartner
Die Wahl des richtigen Vertragspartners, der sich um die ausgegliederten ICT-Strukturen kümmert ist mitunter eine der wichtigsten Entscheidungen, die Unternehmen in Hinblick auf ihr ICT-Outsourcing treffen müssen. Mit dieser Entscheidung wird von Anfang an ein grosser Teil des Projekterfolgs bestimmt, bevor es überhaupt erst losgeht. Unternehmen sollten auf die vier wichtigsten Merkmale bei der Wahl des IT-Partners achten: Erfahrung, Wissen, Engagement, Verfügbarkeit. Wichtig ist schlussendlich auch, dass die Chemie zwischen den beiden Unternehmen und den in das Outsourcing Projekt involvierten Mitarbeitern stimmt.
Michael Kistler, CEO Baggenstos
Unser CEO Michael Kistler steht Ihnen gerne jederzeit für ein beratendes Gespräch zur Verfügung.